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Consejos para una buena Gerencia.

¿Quiere ser un buen Gerente?

Otra razón para ayudar a los empleados a sentirse auténticos en el trabajo

La gente quiere que la libertad sea su yo auténtico en el trabajo. La autenticidad tiene muchos beneficios, y uno de ellos, según la investigación, es que fomenta el comportamiento ético. Cuando las personas sienten que sus responsabilidades profesionales se alinean con sus valores personales, es más probable que actúen de manera que respalden esos valores (y viceversa). Hay varias cosas que los gerentes pueden hacer para promover la autenticidad. Primero, dé a los empleados cierto control sobre cuáles son sus responsabilidades y cómo las llevan a cabo. La creación de empleos puede ayudar a las personas a sentirse más conectadas con sus roles. Segundo, aclare cuáles son los valores de su empresa. No solo los publique en un muro: comparta historias de ellos en acción y recompense a los empleados que los ejemplifican. En tercer lugar, sea transparente sobre la contratación, promociones y otros procesos. La forma en que se hacen las cosas debe ser clara para todos en la organización. Y no intente forzar la autenticidad: algunas personas pueden no sentirse cómodas al trabajar por completo. Conozca las necesidades de su equipo persona por persona.

Este consejo está adaptado de "Por qué los lugares de trabajo auténticos son más éticos", de Maryam Kouchaki

Fuente: Harvard Business Review

Recopilado para JMB Auditores y Consultores S.A. de C.V.  por Javier E. Miranda R. 29082019

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Serie gestión de riesgos

Los 10 pasos para la gestión de riesgos exitosa.

Los Diez pasos clave incluyen:

1. Comenzar con un proceso de calidad en el Reclutamiento

El proceso de reclutamiento en la empresa debe atraer a los empleados de alto calibre que son dignos de confianza y honestos; y tienen las habilidades técnicas requeridas. La atención también se debe centrar en “habilidades blandas”, incluyendo buenas habilidades de comunicación y la capacidad de trabajar en equipo, que es compatible con las prácticas de alto rendimiento. Las referencias de los solicitantes preseleccionados deben ser examinados y controlados, con cualquier oferta de trabajo condicionada a la validación satisfactoria de los registros académicos, profesionales, y de referencia.

2. Asegúrese de que los empleados están capacitados correctamente

Los buenos programas de formación proporcionan a los empleados con la adecuada técnica, comunicación y otras habilidades importantes iniciales. Se les debe mostrar cómo entregar un trabajo de calidad, describir las habilidades de comunicación esenciales y refuerzan la necesidad de un enfoque profesional en sus relaciones con clientes y miembros del equipo. La Guía de Pequeñas y Medianas empresas de IFAC incluye un módulo completo sobre' El Poder: El desarrollo de una estrategia de personal ', que cubre el liderazgo, gestión y retención de empleados, reconocimiento, formación y desarrollo.

3. No delegar tareas más allá de los niveles de capacidad

La delegación es esencial para permitir el crecimiento continuo de la empresa. Buena delegación verá que solamente se delegan tareas a los empleados capaces de manejarlos. La delegación efectiva se estirará ligeramente a las competencias profesionales de cada empleado; el socio o administrador deben guiar al empleado a través de los aspectos nuevos o poco conocidos de ese trabajo.

4. Asegurar que los empleados son conscientes de Sistemas y Procedimientos Estándar

Sin sistemas adecuados en su lugar, el equipo podría no tener directrices claras y concisas para trabajar dentro. A su vez, esto podría conducir a la firma a arriesgar su reputación profesional y la pérdida de la confianza de los clientes. Los sistemas y procedimientos son una parte integral en el enfoque de la empresa de gestión de la calidad.

5. tener un procedimiento para identificar las debilidades o problemas con los sistemas

Cada miembro del equipo debe buscar cualquier deficiencia en los sistemas. Una vez que se identifica una deficiencia, debilidad o problema, se debe informar a la empresa, a su gerente o el socio relevante para ser abordado y resuelto.

6. Emplear procesos adecuados Revisión

Debe haber un proceso establecido para revisar todas las tareas completadas. Esto es tan esencial para altos empleados y socios como lo es para los empleados intermedios y graduados. Todo el mundo comete errores, y la mejor manera de evitar cualquier problema que pueda surgir es tener un sistema de revisión en su lugar. Esto permite un segundo par de ojos para ir sobre todo el trabajo, identificar errores y corregirlos antes de que el material incorrecto salga de la oficina.

7. Mantener un escalonamiento suficiente en la Base de Tarifa

Identificar “cliente ideal” De la firma.  Podría ser una persona que utiliza una amplia gama de servicios de la empresa, no es resistente a la cuota y es agradable para trabajar. La firma debe ser construida en torno a estos clientes.

Cada empresa tendrá sus clientes más grandes. Debe, sin embargo, tener cuidado para resistir y dejar que un solo cliente o un pequeño grupo de clientes dominen la base de pago, porque si salen, por la razón que sea, la firma puede ser expuesta. Cuando un solo cliente domina la base de clientes, también existe el riesgo de que los empleados podrían ser excesivamente influenciados por las exigencias de ese cliente.

8. Tener un seguro adecuado

Los principios descritos incluyen todas las formas de seguro contra accidentes. Sin embargo, la empresa también tendrá que tener pólizas de seguros comerciales formales para la protección. Los riesgos son muchos, por ejemplo, un incendio en la oficina o una reclamación de responsabilidad civil profesional contra la empresa. Las primas ofrecen cierta protección, pero no cubren a la firma contra todas las pérdidas posibles. Si bien es fácil de decir que la mejor forma de protección es evitar el problema en primer lugar, todavía es prudente tener pólizas de seguros en su lugar.

9. Realizar copias de seguridad y tecnología de Registros

La necesidad de una tecnología adecuada y los registros de respaldo es un procedimiento fundamental. Por ejemplo, considere un servidor de copia de seguridad completa de los archivos principales, o una nube como opciones de copia de seguridad. Frecuentes copias de seguridad de los datos se deben hacer, conservando una copia fuera del sitio. Periódicamente, ejecute una prueba de recuperación para ver lo que sucede y comprobar lo que sucedería si la empresa necesita restaurar o reemplazar un servidor de archivos o pieza clave del equipo. Se debe apoyar el Desarrollo de una Estrategia de Tecnología.

10. ser plenamente conscientes de la privacidad y confidencialidad de las Directrices del cliente

Por último, la formación profesional pone una gran importancia en la necesidad de mantener la confidencialidad sobre la información empresarial. Cumpliendo con el espíritu y la letra de los diversos requisitos (ética y / o jurídica) de la confidencialidad y seguridad de la información privada del cliente. Esto constituye un hecho de la vida empresarial. Asegúrese de que el equipo es consciente del alto deber de cuidado que se requiere.

Fuente: IFAC por Cristopher Arnold y Mónica Foerster

Recopilado para JMB Auditores y Consultores S.A. de C.V.  por Javier E. Miranda R. 25082019

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Consejos para una buena Gerencia.

¿Quiere ser un buen Gerente?

Antes de una situación de alta presión, lo mejor es distraerse

Incluso las personas más talentosas y exitosas han bombardeado una entrevista de trabajo o han fallado en una presentación. Cuando la presión está activa, tendemos a entrar en pánico y comenzar a pensar demasiado en una tarea que generalmente nos resulta natural, y que ante la presión puede hacernos ahogar. Hay varias cosas que se pueden hacer para logar cortocircuitar esta reacción. Cuando esté a punto de entrar en una situación estresante, no piense demasiado en lo próximo  que sigue. Cinco minutos antes del gran evento no es el momento de repasar cada detalle nuevamente. En cambio, tómese unos minutos para concentrarse en otra cosa. Haz un crucigrama. Visualice las vacaciones que planea para el próximo mes. Póngase al día con el último número de su revista favorita. Si todavía estás luchando por salirte de tu cabeza, intenta cantar una canción o repetir un mantra o mensaje  de una palabra. Al distraer tu cerebro de esta manera, evitarás que se vuelva loco cuando necesites mantener la calma.

Este consejo está adaptado de "Por qué las personas talentosas fallan bajo presión", de Sian Beilock

Fuente: Harvard Business Review

Recopilado para JMB Auditores y Consultores S.A. de C.V.  por Javier E. Miranda R. 27082019

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ÁBACO CONTABLE........LA REVISTA

REVISTA ÁBACO CONTABLE

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Serie gestión de riesgos

Ocho pasos para establecer un programa de gestión de riesgo empresarial

La gestión de riesgos es fundamental para todas las empresas, incluidas en las prácticas de pequeñas y medianas entidades. Esto es tanto en términos de protección de los activos, las finanzas y las operaciones de la empresa y contribuir al cumplimiento legal satisfactorio, al gobierno corporativo y la diligencia debida. La gestión eficaz del riesgo protegerá la reputación, la credibilidad y la situación de la empresa.

Es importante establecer una “cultura” de gestión de riesgos en la empresa. Esto pone de relieve la importancia de la gestión del riesgo como parte de las actividades diarias de cada miembro del personal en todos los niveles de la empresa. El objetivo de crear una cultura de gestión del riesgo es crear una situación en la que los socios y personal instintivamente buscan riesgos y considerar sus impactos cuando se toman decisiones operativas eficaces.

La implementación de un programa de gestión de riesgos proporciona muchos beneficios, incluyendo:

·         planificación estratégica más eficaz;

·         Mejor control de costos a través de flujos de trabajo mejorados, evaluación del cliente y los procesos de acoplamiento;

·         El aumento de la rentabilidad a través de mejores controles del cliente y de trabajo;

·         Reducción de los riesgos de un litigio como consecuencia de los procesos y planes de contingencia;

·         Un mayor conocimiento y comprensión de la exposición al riesgo;

·         Un método sistemático, bien informado y exhaustivo de la toma de decisiones;

·         Menos interrupciones y menos trabajo mediante una mejor comprensión del proceso por todo el personal de la empresa; y

·         Preparando el escenario para la mejora continua dentro de la empresa.

El establecimiento de un Programa de Gestión de Riesgos

Ocho pasos para el establecimiento de un programa de gestión de riesgos son:

1.     Implementar un marco de gestión del riesgo basada en la política de riesgos
Cuando se desarrolla el marco de gestión de riesgos de la empresa, se debe considerar a los servicios ofrecidos, el marketing y la comunicación, el personal y cuestiones de recursos humanos, información y gestión de recursos, obligaciones reglamentarias, los problemas de TI y seguridad, planificación de la sucesión, aceptación y continuidad de clientes y gestión de flujo de caja.

2.     Establecer el contexto
Tenga en cuenta las metas y objetivos de la empresa y el entorno en el que opera (por ejemplo, culturales, legales y operativos). Identificar interesados internos y externos (por ejemplo, clientes, personal, consultores, agentes, los sistemas internos, terceros, proveedores, etc.).

3.     Identificar los riesgos
se identifican los riesgos existentes y potenciales, así como los controles existentes. Los riesgos potenciales pueden ser categorizados como servicios realizados, el riesgo de contrato, la aceptación o el riesgo de continuidad y riesgo de rendimiento.

4.     Analizar y evaluar los riesgos
analizar y evaluar los riesgos de manera continua. Esto implica una comparación de los niveles de exposición en contra de un nivel de tolerancia predeterminada, el grado de control, las pérdidas potenciales o reales y los beneficios y oportunidades que presenta el riesgo. Uno de los modelos más sencillos para identificar el costo de los controles y su adecuación es considerar la probabilidad de ocurrencia de un evento y las consecuencias de ese evento, por ejemplo Riesgo = Probabilidad x Consecuencia.

Al evaluar el nivel de riesgo y la identificación de su nivel alto y bajo riesgo, el proceso debe incluir las áreas existentes y previstas de la práctica de la firma; la composición, la experiencia y los conocimientos de la empresa; los procedimientos de gestión y de control interno; la probabilidad de ser demandado y el proceso para evaluar nuevos y existentes clientes.

Al evaluar el tipo de riesgos que los que la empresa está expuesta, es importante tener en cuenta tanto los riesgos internos y los riesgos externos. Los riesgos internos pueden incluir personal, los locales comerciales y ubicación, las amenazas a la buena voluntad y la reputación y la tecnología de la información. Los riesgos externos pueden incluir tanto los clientes y los competidores actuales y potenciales.

5.     Tratar y gestionar los riesgos
desarrollar estrategias para gestionar el riesgo identificado. Las opciones pueden incluir aceptar, evitar, de transferencia (en parte o completo), lo que reduce la probabilidad y / o consecuencia y retener algún tipo de riesgo. Los planes de acción pueden ser desarrollados en base a los niveles actuales de exposición al riesgo, así  como considerar el beneficio de las acciones / controles, la duración de tiempo para poner en práctica las acciones y el presupuesto disponible.

En las zonas identificadas como de alto riesgo, las acciones pueden incluir reconsiderar esa zona y su desarrollo, el reciclaje del personal y revisar el compromiso con los clientes. Procedimientos de gestión de riesgos pueden incluir:

§  La claridad en los términos del trabajo;

§  La obtención de un seguro adecuado y el control de las reclamaciones una vez que han ocurrido;

§  El mantenimiento de la documentación precisa;

§  Garantizar la oportunidad de sistemas de acción a diario;

§  Sólo la práctica en aquellas zonas donde hay suficiente experiencia; y

§  La implementación de estrictos criterios de selección de clientes y consultores o agentes utilizados.

6.     Consultar
comunicarse y consultar con todas las partes de la empresa, así como con las partes externas, para asegurar que todos se mantienen bien informados. Por ejemplo, para evitar tener que asumir la responsabilidad de la toma de riesgos del cliente, asesorar al cliente por escrito de las fechas y las consecuencias correspondientes en caso de incumplimiento por parte del cliente para actuar. Esto transferirá el riesgo de incumplimiento de vuelta al cliente para actuar y / o seguimiento.

7.     Controlar y revisar
Monitorear y revisar las estrategias de gestión de riesgos de manera continua. Con el tiempo, se crean nuevos riesgos, los riesgos existentes se aumentan o disminuyen, en otras el riesgo ya no existe, la prioridad de riesgo puede cambiar o las estrategias de tratamiento del riesgo ya no puede ser eficaces. El monitoreo debe incluir: seguimiento de los riesgos existentes, la identificación de nuevos riesgos, identificando los puntos problemáticos y la evaluación de la eficacia de las estrategias de tratamiento de riesgos actuales.

El Monitoreo asegura que se introducen nuevas medidas para controlar los nuevos riesgos ya que estos surgen. Se requiere una revisión continua para asegurar que las estrategias siguen siendo pertinentes, y que la posición general de Seguridad está en relación con los costos potenciales del riesgo.

8.     Documentar
mantener un registro escrito de todas las políticas y procedimientos, incluyendo la documentación del proceso de evaluación, los principales riesgos identificados y las medidas destinadas a reducir el impacto de estos riesgos importantes. La falta de políticas de documentos puede llevar a deficiencias de rendimiento debido a malentendidos o interpretaciones erróneas. Un conjunto escrito de declaraciones de política suministrados por procedimientos documentados proporciona una referencia constante, una guía para la acción y un marco para la comprobación de que las operaciones se llevan a cabo en la forma prevista por la firma.

Fuente: IFAC por Cristopher Arnold y Mónica Foerster

Recopilado para JMB Auditores y Consultores S.A. de C.V.  por Javier E. Miranda R. 25082019

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Asegúrese de que sus empleados de temporada se sientan valorados

Si su empresa contrata empleados de temporada, es importante asegurarse de que se sientan valorados y comprometidos. Quienes lo hagan tienen más probabilidades de volver a trabajar para usted en el futuro y de recomendar su empresa a otros. Comience incorporando a fondo a los trabajadores de temporada. A veces, los empleados temporales sienten que están siendo forzados a trabajar sin suficiente preparación; no dejen que eso suceda. Capacítelos en lo que necesitan saber, muéstreles que está bien que le efectúen  preguntas y ayúdelos a conocer a otros empleados. Cuando están en el trabajo, no importa cuán corto sea su período, encuentre formas pequeñas y personales de demostrar que los aprecia. Por ejemplo, puede invitar a todos a almorzar un día o crear oportunidades para que el equipo se conecte durante los descansos o después del trabajo. Y lo mejor que pueda, trate a todos por igual. El hecho de que alguien sea un trabajador temporal no significa que deba sentirse como un ciudadano de segunda clase.

Este consejo está adaptado de "¿Sus empleados de temporada se sienten tan valorados cómo deberían?" Por Jennifer Moss

Fuente: Harvard Business Review

Recopilado para JMB Auditores y Consultores S.A. de C.V.  por Javier E. Miranda R. 14082019